Die folgenden FAQ dienen zur Beantwortung offener Fragen vor und während der Antragstellung sowie im Zuge des laufenden Förderungsprojektes. Die FAQ geben einen grundsätzlichen Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit und werden laufend ergänzt. Rechtlich verbindlich sind ausschließlich das Programmdokument und die Richtlinie, die unter den aws AplusB Downloads zu finden sind.

„De-minimis“: Was muss der gründenden Person weiterverrechnet werden?
Kann pro Team eine Pauschale angesetzt werden, z. B. 6.000 Euro für ein Gesamtleistungspaket in dem Arbeitsplatz, direkte Beratung, Workshops, etc. inkludiert sind?

Es müssen zwei Aspekte gegeben sein: Aus Förderungssicht muss nachvollziehbar sein, welche mitarbeitende Person am Tag X welche Tätigkeiten für aws AplusB erbracht hat. Weiters muss nachvollziehbar sein, wann und in welchem Umfang Leistungen für die Teams erbracht wurden, die als „De-minimis“ den Teams weiterverrechnet werden. Es muss auch nachvollziehbar sein, wann ein Gründungsteam welche zugesagten Leistungen aufgebraucht hat.

Daraus ergibt sich, dass es möglich ist, mit den Gründungsteams den Beratungszugang z. B. monatlich zu einem gewissen Satz zu vereinbaren. Die Summe der Tagesaufzeichnungen der Scale-up-mitarbeitenden Personen im Monat X muss allerdings mit der Summe der in den Verträgen verrechneten Leistungen dieses Monats X übereinstimmen. Es muss nachvollziehbar sein, welchen Gründungsteams ein „Beratungsjournaldienst“ zugutegekommen ist, d. h. wer Zugang zu diesem Angebot hatte.

Weiterverrechnete Drittleistungen wie z. B. Flächenanteile der Mietkosten müssen jedenfalls separat dokumentiert sein.

Was ist direkt anrechenbar? Beispiel: Personal für eine Datenbank der Gründungsprojekte?  Wo wäre hier die Grenze zwischen Projektkosten und  Gemeinkosten  im Projekt?
Die Personalkosten zur Erstellung einer Datenbank, z. B. zur Verfolgung der Darlehensrückzahlungen, wäre direkt anrechenbar. Eine Datenbank zur Erfassung der Zeitaufzeichnungen oder die Lohnbuchhaltung der mitarbeitenden Personen nicht. In die Gemeinkosten fallen auf jeden Fall die Aufwände, die nicht direkt mit dem Projekt zu tun haben und die betriebsnotwendige Infrastruktur betreffen.

 
Welche Beleguntergrenze gelten?

Die Mindestgrenze von EUR 50,00 pro Beleg gilt ab dem 01.10.2024, ausgenommen fortlaufende Rechnungen (bzw. monatlich abgerechnetes Software-Abo)
Bis 30.9.2024 galt die Mindestgrenze von EUR 150. 

Ad Reisekosten:
Auch für Reisekosten gilt die Untergrenze von EUR 50,00 pro Reisekostenabrechnung der Dienstnehmenden Person an den Inkubator.
Diese kann sich aber aus mehreren Einzelbelegen zusammensetzen die gesammelt der Finanzierungsnehmerin bzw. dem Finanzierungsnehmer in Rechnung gestellt werden. Mehrere
Reisen können nicht in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst werden.

Welche abrechenbaren Personalkostengrenzen gelten?

Die für die Förderung anerkennbaren Personalkosten sind begrenzt mit dem im Kollektivvertrag für die
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in der außeruniversitären Forschung (Forschungs-KV)
angegebenen Gehalt der Beschäftigungsgruppe H Entwicklungsstufe IV (in der jeweils
gültigen Fassung).

Welche Auflagen für die Entscheidungsdokumentation für Auftragsvergaben gibt es? Wie müssen diese Entscheidungsfindungen dokumentiert werden (z.B. Aktennotiz)?

Die Drittvergleichsfähigkeit muss immer gegeben sein und im Nachhinein nachvollziehbar, unabhängig von der Auftragshöhe. Die Form ist nicht vorgegeben. Ein Screenshot einer Preissuche z.B. wird in vielen Fällen ausreichen. Je höher der Betrag, und je spezifischer der Auftrag, desto sinnvoller sind Vergleichsangebote.

Ab welchem Auftragswert sind verpflichtend Vergleichsangebote einzuholen?

Es gibt keine Verpflichtung zur Angebotseinholung. Bei großen Beträgen, oder einer komplexen Leistung, die man vergleichbar nicht in einer Suchmaschine findet, machen sie Sinn. Ab EUR 10.000 sind Vergleichsangebote auf jeden Fall ratsam. Im Zweifelsfall werden die Kosten nicht anerkannt.

Wann ist die Frist für die Berichtslegung?

Spätestens 3 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres.

Muss die Leistungserfassung der Mitarbeiter*innen zwingend auf Arbeitspaketebene erfolgen, oder könnte grundsätzlich für die Geschäftsleitung eine Ausnahme gelten und z.B. eine prozentuelle Verteilung zur Anwendung kommen?

Die Leistungserfassung basiert auf IST Projektstunden. Die Kosten für die Arbeitspakete müssen kalkulierbar sein.

Kann das Arbeitspaket „allgemeine Informationsbeschaffung“ auch für Teams angewendet werden, die noch keinen Vertrag haben, also noch in der Selektionsphase sind?
Ja, diese Aufwände sind in dem Fall Teil des Selektionsverfahrens. Die Teams sollten allerdings nachvollziehbar und aus der Zielgruppe sein.

 

Sind AplusB Umsätze oder andere Einnahmen (beispielsweise einen höhere Co- Finanzierung des Landes) als Eigenleistung zulässig und können sie für die Abdeckung der durch AplusB Förderung NICHT gedeckten Mehrkosten verwendet werden OHNE dass es zu einer Kürzung der bzw. Rückforderung durch den höheren als eingereichten Eigenfinanzierungsanteil kommt?

Ja, sofern es sich um tatsächlich angefallene Kosten der genehmigten Arbeitspakete handelt.

Eine Überförderung muss ausgeschlossen sein.

Können durch Einnahmen aus AplusB finanzierten Tätigkeiten auch jene Mehrkosten gedeckt werden, die real angefallen sind, aber nicht förderbare Kosten im Sinne des AplusB Programmes sind?

Ja, das können zum Beispiel Personalkosten sein, die die Höchstgrenze überschreiten. Sind die AplusB Umsätze oder Einnahmen höher als die durch AplusB Förderung NICHT gedeckten Mehrkosten, werden diese Mehreinnahmen (also AplusB Einnahmen abzüglich der durch AplusB NICHT gedeckten Kosten) im Bereich der Drittkosten zum Abzug gebracht und reduzieren damit die Fördersumme. Damit ist sichergestellt, dass durch zusätzliche Einnahmen bei AplusB geförderten Aktivitäten kein Gewinn gemacht werden kann.

Der AplusB Aufwand muss, wann immer möglich, von anderen Aufwänden anderer Einnahmequellen getrennt sein. Wenn beispielsweise eine Förderung des Landes zusätzliche Beratung für MedTech Projekte oder KI Projekte unterstützt, sollte dieser Personalaufwand nicht in der AplusB Abrechnung ersichtlich sein.  Das Gegenverrechnungsmodell soll nur in den Fällen angewendet werden, bei denen eine Kostentrennung nicht möglich ist. 

Die im Förderungsvertrag vereinbarten Gehaltsgrenzen sowie das Verhältnis von Personal- zu Sachkosten gemäß den eingereichten Unterlagen müssen entsprechend den Vorgaben eingehalten werden. Welche Vorgaben sind gemeint? Wie sieht ein „vernünftiges“ Verhältnis von Personal- und Sachkosten aus Sicht der aws aus?
Die Vorgaben sagen, dass es nicht mehr als 15 % Abweichung zur Einreichung geben darf. Ein konkretes „vernünftiges“ Verhältnis hängt von vielen Bedingungen ab, und wird bewusst nicht vorgegeben.

Eine reine Controlling-Gesellschaft allerdings, deren Leistungsangebot ausschließlich auf extern zugekauften Leistungen beruht, ist nicht im Fokus der Förderung, wird also besonderen Erläuterungsbedarf haben hinsichtlich der Effizienz der eingesetzten Mittel und der langfristigen Bindung des Beratungs-Knowhows an das Unternehmen. Auch die Gewinnorientierung der wesentlichen Förderungsempfänger*innen wird dann ein Thema.

Im aws Fördermanager sind die Beteiligungen der Gesellschaftende einzugeben. Müssen wirklich alle Beteiligungen der Gesellschaftenden angeführt werden?
Es sollen die Beteiligungen angeführt werden, bei denen ein potentieller Interessenskonflikt entstehen kann, z. B. Beteiligungen von Gesellschaftenden an Gründungsunternehmen. Andere Beteiligungen müssen nicht angeführt werden.

Woher kommen die 85 % Lohnnebenkosten?
Dieser Lohnnebenkostensatz beinhaltet sowohl das 13. und 14. Monatsentgelt, als auch kalkulatorische Abwesenheitszeiten wie Feiertage, Krankenstand, Urlaub usw. Er wird für die laut Aufzeichnung tatsächlich geleisteten Projektstunden angerechnet. In den Projektstunden dürfen diese Zeiten natürlich nicht enthalten sein.