aws IÖB-Toolbox

Fragen und Antworten

 

1.    Was ist die aws IÖB-Toolbox?
Das Förderungsprogramm aws IÖB-Toolbox ermöglicht österreichischen öffentlichen Auftraggebern die Planung und Umsetzung von IÖB-Challenges (Markterkundung mit Open Innovation) sowie von innovativen Beschaffungen. Öffentliche Auftraggeber sollen so bei der Umsetzung von innovativen Beschaffungsprojekten unterstützt werden.

Die Förderung wird in zwei Modulen abgewickelt:

  1. Die „aws IÖB-Toolbox“ setzt mit dem Modul „IÖB-Prepare“ bereits bei der Marktrecherche an. Hier werden vor allem öffentliche Auftraggeber angesprochen, die vor einer Herausforderung stehen, jedoch noch keine geeignete Lösung für diese Herausforderung identifizieren konnten. 
  2. „IÖB-Transfer“ bietet die Möglichkeit, die Anschaffung von innovativen Produkten oder Dienst-leistungen direkt zu fördern.

 

2.    Was ist unter einer innovativen öffentlichen Beschaffung zu verstehen?
Innovation ist - im Sinne des Vergaberechts - die Realisierung von neuen oder deutlich verbesserten Waren, Dienstleistungen oder Verfahren, insbesondere von Produktions-, Bau-, oder Konstruktions-verfahren, neuen Vermarktungsverfahren betreffend Geschäftspraxis, Abläufe am Arbeitsplatz oder externe Beziehungen.

Wir setzen diesen Maßstab in der Beschaffung der öffentlichen Verwaltung an. Innovation ist jedoch nicht nur schwarz und weiß: Es gibt natürlich unterschiedliche Entwicklungsstufen von Innovation. Genau das ist auch das Spannende!

Mehr zum Thema Entwicklungsstufen von Innovation: Vier Ebenen der IÖB
Hinweise auf den Innovationsgrad können auch die Kriterien der Jurybewertung unter Punkt 22 geben. 

 


3.    Was ist eine IÖB-Challenge?
Die IÖB-Challenge ist ein Online-Instrument, mit dem ein öffentlicher Auftraggeber eine Problemstel-lung auf der IÖB-Innovationsplattform ausruft. Unternehmen werden mit dieser Challenge aufgefordert, ihre innovativen Ideen und kreativen Lösungsvorschläge online einzureichen. Die IÖB-Challenge unter-stützt den öffentlichen Auftraggeber bei der Marktrecherche und folgt methodisch dem Open Innova-tion Ansatz. 

„Offene Innovation“ bedeutet, dass der Innovationsprozess von der herkömmlichen geschlossenen Form über die Unternehmensgrenzen hinaus nach außen geöffnet wird.

Veröffentlichung einer Challenge 

Challenges, die im Rahmen der Förderung „IÖB-Prepare“ durchgeführt werden, sind auf der IÖB-Innovationsplattform zu veröffentlichen.
Bereits stattgefundene Challenges

 


4.    Wann kann ein Projekt eingereicht werden?
Die Einreichung für die aws IÖB-Toolbox kann ausschließlich innerhalb des Einreichzeitraums erfol-gen. Anträge im Rahmen dieser Förderung können ab 12. April 2019 bis zum 31.10.2021, 12:00 Uhr eingebracht werden. Maßgeblich ist das Absenden des Antrags im aws Fördermanager.

 


5.    Wo kann ein Förderungsantrag eingereicht werden?
Die Einreichung für die aws IÖB-Toolbox kann ausschließlich auf der Online Plattform aws Fördermanager erfolgen: Antragsformular IÖB-Toolbox. Eine Einreichung in Papierform, per Email oder über die IÖB Servicestelle ist nicht möglich.

 


6.    Wer kann einen Förderungsantrag einreichen?
Die aws IÖB-Toolbox richtet sich an innovative öffentliche Beschaffer in Österreich. (Ausgenommen: Bundesministerien und nachgelagerte Dienststellen des Bundes)
 
Einreichberechtigt sind öffentliche Auftraggeber aus den folgenden Bereichen:

  • Bundesländer
  • Ausgegliederte Organisationen und Unternehmen des Bundes/des Landes
  •  Gemeinden und Städte
  • Sektorenauftraggeber


7.    Ist es notwendig, dass ein im Firmenbuch eingetragenes Unternehmen den Förderungsantrag einreicht?
Nein, es muss kein eingetragenes Unternehmen vorliegen. Sie können mit einem eingetragenen Unter-nehmen (alle Rechtsformen sind zulässig), einem nicht eingetragenen Unternehmen, als öffentliche Körperschaft oder als Verein einreichen. 


8.    Welche Unterlagen sind erforderlich?
Es ist ein vollständig ausgefüllter und abgesendeter Antrag im aws Fördermanager inkl. folgender Anhänge zum Antrag erforderlich:

  • Projektbeschreibung gemäß der Vorlage. Die Vorlagen sind verpflichtend zu verwenden.
  • Für das Modul Prepare reichen Sie bitte zusätzlich das IÖB-Zertifikat des externen Beraters oder einen gleichwertigen Nachweis der Kompetenzen Ihres Beraters ein.
  • Falls erforderlich können Sie zusätzliche. Dokumente (etwa eine detaillierte TCO-Berechnung) ergänzen. 

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie alle Unterlagen im aws Fördermanager hochladen. Es ist möglich, Dokumente nach Antragstellung nachzureichen. In diesem Fall wählen Sie im aws Fördermanager die Option „wird nachgereicht“ aus. 

Die Formalprüfung durch aws ist erst nach Vorliegen der vollständigen Unterlagen möglich. Im Falle fehlender Informationen erhalten Sie eine Benachrichtigung („Unterlagenanforderung“) durch aws.

Unvollständige (d.h. trotz Unterlagenanforderung und Erinnerung durch aws fehlende, verpflichtende Unterlagen) oder außerhalb der Einreichfrist abgeschlossene Anträge können nicht berücksichtigt werden und führen zu einer formellen Absage.

 


9.    Was geschieht, wenn Unterlagen oder Informationen im Förderungsantrag fehlen?
Sobald Ihr Antrag bei aws eingelangt ist, wird der Antrag durch die zuständigen Personen geprüft. Fehlende Dokumente oder Informationen werden durch aws nachgefordert. Falls Unklarheiten bestehen fragen die MitarbeiterInnen der aws ebenfalls bei Ihnen nach.

 

10.    Muss das Einreichformular „Projektbeschreibung“ zwingend verwendet werden?

Ja. Für die Bewertung von Projekten ist ein minimales gemeinsames Grundraster erforderlich. Dazu gehören vergleichbare Unterlagen zu allen eingereichten Projekten. Daher können wir Ihren Förderungsantrag nur dann bearbeiten, wenn Sie die Vorlage „Projektbeschreibung“ des jeweiligen Moduls für die Einreichung verwendet haben.

Falls Sie ergänzende Informationen übermitteln möchten (etwa eine Präsentation, eine detaillierte TCO-Berechnung oder Skizzen zum geplanten Projekt) sind diese formlos und über den aws Fördermanager einzureichen.


11.    Ist es möglich, die beiden Module zu kombinieren?
Ja! Eine Förderung aus der aws IÖB-Toolbox für das Modul Prepare schließt eine erneute Einreichung für das Modul Transfer nicht aus. Die beiden Förderungen können daher auch kombiniert werden. Ein Förderungsantrag kann jedoch jeweils nur ein Modul umfassen.

 


12.    Können innovative Produkte und Dienstleistungen, die nicht auf technologi-schen Innovationen beruhen, gefördert werden?
Ja. Ein technologischer Bezug ist nicht erforderlich. IÖB hat einen breiten Innovationsbegriff. Innova-tion ist - im Sinne des Vergaberechts - die Realisierung von neuen oder deutlich verbesserten Waren, Dienstleistungen oder Verfahren, insbesondere von Produktions-, Bau-, oder Konstruktionsverfahren, neuen Vermarktungsverfahren betreffend Geschäftspraxis, Abläufe am Arbeitsplatz oder externe Be-ziehungen.

 


13.    Kann im Rahmen des Projekts mit anderen öffentlichen Auftraggebern zusammengearbeitet werden?
Die aws IÖB-Toolbox hat u.a. zum Ziel Innovationen zu fördern, die von mehr als einem öffentlichen Auftraggeber eingesetzt werden können. Daher sind Kooperationen möglich und auch gewünscht. Die Förderung kann jedoch immer nur von einem öffentlichen Auftraggeber beantragt werden. Eine Einrei-chung als Konsortium ist nicht möglich.

 


14.    Kann die aws IÖB-Toolbox mit anderen Förderungen kombiniert werden?
Grundsätzlich sind Kombinationen von Förderungen möglich. Es sind die jeweiligen EU-Beihilfegrenzen zu beachten. 

Mehrfachförderungen von gleichen Projektinhalten sind ausgeschlossen. Dies bedeutet, dass Ihr Projekt z.B. nicht zugleich aus der aws IÖB-Toolbox und dem Umweltförderungsgesetz gefördert werden kann.

Die aws IÖB-Toolbox unterliegt (bei Vorliegen einer wirtschaftlichen Tätigkeit des Fördernehmers) EU-wettbewerbsrechtlich den „De-minimis“-Bestimmungen. Das heißt, dass Sie innerhalb der vergangenen drei Steuerjahre mit maximal der jeweils gültigen „De-minimis“-Obergrenze gefördert werden dürfen (derzeit maximal EUR 200.000,00). Diese Grenze gilt für alle gewährten „De-minimis“-Förderungen (kumuliert), unabhängig von welcher Institution sie gewährt wurden. Eine detaillierte Beschreibung der de-minimis Regeln finden Sie im de-minimis Kurzmerkblatt.

Falls Sie eine nicht-wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, unterliegt die Förderung aws IÖB-Toolbox nicht dem EU-Beihilfenrecht.

 


15.    Wie hoch ist die maximale Förderungssumme?
Die Förderung für das Modul Transfer ist mit EUR 100.000,00 begrenzt. Die Förderung erfolgt in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses mit einer maximalen Förderungsquote von 100 % der förderbaren Kosten. 

Die Förderung für das Modul Prepare ist mit EUR 15.000,00 begrenzt. Die Förderung erfolgt in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses mit einer maximalen Förderungsquote von 100 % der förderbaren Kosten. 

Für beide Module gilt, dass die Ausfinanzierung des Gesamtprojekts im Förderungsantrag dargestellt werden muss.

 


16.    Wie lange ist die maximale Laufzeit eines Projekts?
Die maximale Laufzeit eines Projekts beträgt 12 Monate und kann in begründeten Fällen auf vorherigen schriftlichen Antrag bei aws um maximal sechs Monate verlängert werden. Dieser Antrag ist formlos und kann per Email oder über den aws Fördermanager übermittelt werden.

 


17.    Welche Kosten werden gefördert?
Förderbare Kosten sind alle dem Projekt gemäß Förderungsvertrag zurechenbaren Ausgaben bzw. Aufwendungen, die direkt, tatsächlich und zusätzlich (zum herkömmlichen Betriebsaufwand) für das geförderte Vorhaben entstanden sind. Der Nachweis hat somit durch Darstellung der Ist-Kosten, die vollständig und nachvollziehbar erfasst sein müssen, zu erfolgen. Gefördert werden nach Genehmi-gung im Besonderen:

Modul Prepare:

  • Kosten für die Erbringung von Beratungsleistungen durch externe Dienstleister
  • Umsatzsteuer: sofern diese nachweislich, tatsächlich und endgültig vom Förderungsnehmer zu tragen ist, somit keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht

Modul Transfer:

  • Kosten für Anschaffungen für den Einsatz im Regelbetrieb oder für den erstmaligen Test in-novativer Lösungen
  • Kosten für die Anschaffung von Produkten und/oder Dienstleistungen 
  • Umsatzsteuer: sofern diese nachweislich, tatsächlich und endgültig vom Förderungsnehmer zu tragen ist, somit keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht

 


18.    Was wird nicht gefördert?
Allgemein gilt: Kosten, die nicht unmittelbar mit der geförderten Leistung in Zusammenhang stehen, sind nicht förderbar. Die Regelungen hierzu sind in der aws-Richtlinie und im Programmdokument aufgelistet.

Von einer Förderung ausgeschlossen sind u. a.:

  • Kosten die vor Einreichung des Förderungsantrags angefallen sind.
  • Personalkosten
  • Reisekosten
  • Gemeinkosten
  • Eigenleistungen der Förderungsnehmerin
  • Kosten, die aus Kleinbetragsrechnungen unter EUR 150,00 (netto) resultieren.
  • Kosten für Public Relations-, Awareness-, Marketing- und ähnliche Maßnahmen.
  • Kosten, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem geförderten Projekt stehen.
  • Kosten für fortlaufende und unspezifische Beratungsleistungen
  • Kosten, die aufgrund EU-wettbewerbsrechtlicher Bestimmungen nicht als förderbare Kosten gelten.
  • Kosten, die nicht genehmigt wurden

 


19.    Gibt es Unter- und Obergrenzen für Projektkosten?
Ja. Die minimale Projektgröße für das Modul Prepare beträgt EUR 5.000, die Untergrenze für das Modul Transfer beträgt EUR 25.000.

Die maximalen Projektkosten betragen EUR 5 Mio. Diese Regelung finden Sie in der aws-Richtlinie.

 


20.    Wie funktioniert die Auswahl der geförderten Projekte?
Die Auswahl der geförderten Projekte erfolgt in einem zweistufigen Verfahren. 

  • Formalprüfung: In einer Erstauswahl durch aws werden jene Projekte ausgewählt, welche den for-mellen Kriterien entsprechen. Positiv bewertete Projekte werden zum weiteren Auswahlprozess zu-gelassen. Die negativ bewerteten Projekte erhalten eine schriftliche Absage. Basis sind die forma-len Kriterien gemäß aws IÖB-Toolbox Programmdokument.
  • Inhaltliche Bewertung: Die formal positiven Projekte werden durch eine Expertinnen- und Experten-jury auf Basis der eingereichten Unterlagen bewertet. Darauf basierend wird eine Förderungsemp-fehlung sowie eine Reihung der Projekte durch die Jury vorgenommen. 
  • Förderungsentscheidung: Die finale Förderungsentscheidung erfolgt auf Vorschlag der Jury durch die aws.

 


21.    Was sind die formalen Auswahlkriterien?
Die formalen Kriterien werden durch das Programmdokument vorgegeben:

  1. Das Antragsformular im aws Fördermanager ist vollständig ausgefüllt.
  2. Die Vorlage „Projektbeschreibung“ ist vollständig ausgefüllt.
  3. Die Antragstellung erfolgt durch einen öffentlichen Auftraggeber gemäß § 4 oder §§ 167, 168 Bundesvergabegesetz 2018.
  4. Die Antragstellung erfolgt durch einen öffentlichen Auftraggeber außerhalb der Bundesverwal-tung.
  5. Das eingereichte Projekt wird nicht im gesetzlichen Aufgabenbereich von Gebietskörperschaf-ten durchgeführt. Die geplante Beschaffung bzw. das geplante Projekt betrifft keinen hoheitli-chen Tätigkeitsbereich (keine bescheidmäßige Erledigung von Verwaltungsaufgaben, keine Gesetzgebung, Gerichtsbarkeit oder Vollziehung).
  6. Die Finanzierung des Projekts ist gesichert und dies ist im Antrag nachvollziehbar dargestellt.
  7. Im Falle einer wirtschaftlichen Tätigkeit des Einreichers: Die entsprechend diesem Programm-dokument zu gewährende Förderung darf gemeinsam mit anderen De-minimis-Beihilfen, gleich für welchen Zweck diese gewährt wurden, innerhalb der letzten drei Jahre ein Subventions-äquivalent (Barwert sämtlicher De-minimis-Förderungen) in der Höhe von derzeit EUR 200.000,00 brutto nicht übersteigen. Eine Gruppe verbundener Unternehmen wird für die Zwe-cke der Anwendung der De-minimis-Regel als ein einziges Unternehmen angesehen.
  8. Das gewünschte Produkt bzw. die Dienstleistung darf nicht über eine zum Zeitpunkt der Ein-reichung des Antrags bereits bestehende Rahmenvereinbarung bzw. Rahmenvertrag der Bun-desbeschaffung GmbH abrufbar sein.
  9. Für das Modul IÖB-Prepare muss der/die externe Berater/in über nachweisbare Erfahrungen im Umgang mit Open Innovation-Plattformen und der Durchführung von Open Innovation Challenges im Kontext öffentlicher Beschaffung oder über ein IÖB-Zertifikat der absolvierten Schulung der IÖB-Servicestelle zur IÖB-Innovationsplattform verfügen. Die Schulung ist kostenlos.

 

22.    Was sind die inhaltlichen Auswahlkriterien?
Die Beurteilung der Projekte erfolgt auf Basis einer Bewertungsmatrix. Diese ist je nach Modul unterschiedlich aufgebaut.

IÖB-Prepare
1.    Innovationsgrad

  • a.    Markt: Wie vielversprechend ist die Marktsituation zur beschriebenen Herausforderung?
  • b.    Neu für die Organisation: Wie oft hat die einreichende Institution die gewünschte Lö-sung in dieser Form bereits beschafft? (Je weniger oft Sie bzw. ähnliche Beschaffer das Produkt / die Dienstleistung in der gewünschten Form in der Vergangenheit bereits beschafft haben, desto mehr Punkte erhalten Sie.)
  • c.    Welchen Grad an Verbesserung für die Nutzerinnen und Nutzer ist durch potentielle Einreichungen im Rahmen der Challenge zu erwarten?

2.    Mehrwert

  • a.    Wie hoch ist der gesellschaftliche Mehrwert, der durch die Bearbeitung der Herausforderung erzielt wird?

3.    Effizienzsteigerung

  • a.    Wie wahrscheinlich ist es, dass potentielle Einreichungen dazu beitragen, dass lang-fristig Einsparungen erzielt bzw. die Effizienz der öffentlichen Hand gesteigert wird?

4.    Übertragbarkeit

  • a.    Wie wahrscheinlich ist es, dass ein anderer Beschaffer/eine andere Beschafferin ein gleichartiges innovatives Beschaffungsvorhaben durchführen kann?

 

IÖB Transfer
1.    Innovationsgrad

  • a.    Markt: Seit wann ist das Produkt / die Dienstleistung am österreichischen Markt ver-fügbar? (Je kürzer das Produkt / die Dienstleistung am Markt verfügbar sind, desto mehr Punkte werden vergeben.)
  • b.    Neu für die Organisation: Wie oft hat die einreichende Institution die gewünschte Lö-sung in dieser Form bereits beschafft? (Je weniger oft Sie bzw. ähnliche Beschaffer das Produkt / die Dienstleistung in der gewünschten Form in der Vergangenheit be-reits beschafft haben, desto mehr Punkte erhalten Sie.)
  • c.    Verbesserung für den Nutzer: Welcher Grad der Verbesserung für die Nutzerinnen und Nutzer ist durch das Projekt zu erwarten? (Je höher der Grad der Verbesserung, desto mehr Punkte erhalten Sie.)
    • i.    Beispiel: Mit dem Kauf Ihrer neuen Lösung erhalten Bürgerinnen und Bürger schnellere und qualitativ hochwertigere Services.)

2.    Mehrwert

  • a.    Wie hoch ist der gesellschaftliche Mehrwert, der durch die Umsetzung des Projekts erwartet wird? 
    • i.    Beispiele: Der gesellschaftliche Mehrwert ist gegeben, wenn durch die Be-schaffung des Produkts / der Dienstleistung die Umweltbelastung verringert wird, die Gesundheit von Bürgerinnen und Bürger verbessert wird, mehr Si-cherheit für Bürgerinnen und Bürger geschaffen wird, das Wirtschaftswachs-tum erhöht wird, Arbeitsplätze geschaffen werden etc.

3.    Effizienzsteigerung

  • a.    Wie wahrscheinlich ist es, dass potentielle Einreichungen dazu beitragen, dass lang-fristig Einsparungen erzielt bzw. die Effizienz der öffentlichen Hand gesteigert wird?
  • b.    Inwiefern ist eine Effizienzsteigerung durch die Beschaffung des Produkts / der Dienstleistung gegeben? Wie sieht die Gegenüberstellung der Kosten und Nutzen Ih-rer Beschaffung aus? (Legen Sie die Kosten-Nutzen-Relation Ihres Beschaffungsvor-habens anhand einer LCC (Life Cycle Costs), TCO (Total Cost of Ownership) oder an-deren Berechnungsart dar.)

4.    Übertragbarkeit

  • a.    Wie wahrscheinlich ist es, dass andere öffentliche Organisationen, Gemeinden, Städ-te oder Länder die zu beschaffende Lösung einsetzen können? (Es werden mehr Punkte vergeben, wenn es sich um ein innovatives Produkt / eine Dienstleistung han-delt, welches potentiell von mehreren öffentlichen Organisationen eingesetzt werden könnte.)

 


23.    Wie ist die Vertraulichkeit geregelt?
Die Beurteilung der eingereichten Projekte erfolgt durch die Austria Wirtschaftsservice Gesellschaft mbH (aws) und die externe Jury. Um die Vertraulichkeit Ihrer Einreichungen zu gewährleisten möchten wir darauf hinweisen, dass:

  • die Austria Wirtschaftsservice Gesellschaft mbH (aws) als Finanzierungs- und Förderbank des Bundes der Vertraulichkeit unterliegt und
  • die externen Expertinnen und Experten aufgrund einer Vertraulichkeitsvereinbarung zur Ver-schwiegenheit verpflichtet sind.

 


24.    Was geschieht nach Förderungsentscheidung durch aws?
Im Falle einer positiven Förderungsentscheidung stellt aws ein Förderungsanbot aus. Sie haben drei Monate Zeit für die Annahme des Anbots. Mit Ihrer Annahme ist der Förderungsvertrag gültig zustan-de gekommen. Falls Sie das Anbot nicht annehmen, verfällt die Förderungszusage.

Im Falle einer negativen Förderungsentscheidung erhalten Sie ein Ablehnungsschreiben. Dieses Schreiben enthält eine Begründung für die negative Bewertung Ihres Projekts.

 


25.    Wie erfolgt die Auszahlung?
Der Zuschuss wird nach Erfüllung der mit dem Förderungsvertrag verbundenen Auflagen und Bedin-gungen in einer Tranche ausgezahlt. Die Auszahlung erfolgt nach positiv abgenommener Endabrech-nung und -bericht sowie ggf. zusätzlicher Auflagen.

Sollte sich bei der abschließenden Projektkostenabrechnung zeigen, dass die tatsächlich angefalle-nen Kosten geringer als die mit dem Förderungsvertrag genehmigten Kosten sind, so wird die Förde-rung entsprechend gekürzt.

 


26.    Wie sieht die Abrechnung aus? Müssen für die Abrechnungen Vorlagen verwendet werden? 
Zum Projektende reichen Sie die Abrechnung sowie Ihren Endbericht bei aws zur Prüfung ein. Sie können Ihre Unterlagen über den aws Fördermanager oder per Email an Ihre aws-Betreuerin bzw. Betreuer übermitteln.

Verpflichtend sind das Formular „Projektkostennachweis“ für die Abrechnung der Kosten und das Formular „Endbericht“ für die inhaltliche Darstellung. Für den Endbericht gibt es jeweils ein gesondertes Formular für das Modul Prepare und Transfer. 

Alle Vorlagen können Sie von der aws Webseite herunterladen: 
Projektkostennachweis
Endbericht Prepare
Endbericht: Transfer

Dem Projektkostennachweis legen Sie bitte die dazugehörigen Belege (Rechnungen und Zahlungs-nachweise) bei. Wir akzeptieren alle Dokumente in elektronischer Form. 

Die Auszahlung der Förderung erhalten Sie nach abgeschlossener und erfolgreicher Prüfung der Ab-rechnungsunterlagen durch aws.

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